Hoe krijg je als manager vastlopende gesprekken weer op gang?

News Detail

Over hoe je de vier niveaus van communicatie gebruikt

Regelmatig verlopen gesprekken niet zoals je gehoopt had. Dan helpt het om je ervan bewust te worden dat in elke conversatie vier communicatieniveaus spelen: inhoud, procedure, interactie en gevoelens.

Tijdens het werk richten wij ons vooral op de inhoud en de procedure. Er valt echter veel te winnen om ook aan de andere twee aandacht te besteden. Dat voorkomt veel misverstanden, irritaties en vertragingen. En maakt dat je het weer makkelijker met elkaar eens zal worden.

In onze training Management van Mensen krijg je alle basiskennis over leidinggeven en hoe je hier efficiënter en persoonlijker in kunt worden. Zodat mensen graag met je werken en jij met hen!

De vier niveaus van communicatie

  • De inhoud is het onderwerp van het gesprek. Waar gaat het gesprek over? 
  • De procedure is de manier waarop over de inhoud wordt gesproken. Spreek je in de ‘ik’-vorm of de ‘wij’ vorm, ga je direct naar de kern of draai je er om heen, hoeveel tijd is er voor het gesprek, etc. 
  • Het interactieniveau gaat over wat er gebeurt tussen mensen, hoe mensen met elkaar omgaan. Luister je naar de reactie van de ander, ga je respectvol met elkaar om, neem je de ander serieus en andersom, hoe ligt de machtsverhouding, wat is de sfeer? 
  • Bij gevoelens kijk je naar de emoties die het bij jezelf en de ander oproept: is dat blijheid, boosheid, teleurstelling, tevredenheid, verdriet, frustratie, trots, angst? 

Efficiënter communiceren doe je zo!

Veel mensen denken dat praten over het interactieniveau en gevoelens in werksituaties niet functioneel is. Wat ze vergeten is dat het altijd meespeelt. Wanneer je je ergert aan iemand ben je het vaak daardoor oneens met zijn of haar voorstellen. De emotie ophelderen heeft dan direct effect voor de rest van het gesprek.

Zo krijg je gesprekken weer op gang:

  • Inhoud: Vraag door op de visie of ideeën van mensen en laat ze het onderbouwen met argumenten en concrete voorbeelden. Het gaat om wie, wat, waar en hoe vragen.
  • Procedure: Creëer duidelijkheid over de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zodat dit niet meer het onderwerp van gesprek hoeft te zijn. Daarna stem je af hoe je de inhoud gaat bespreken en of het doel van het gesprek helder is.  
  • Interactie: Je kijkt hoe je op elkaar reageert en stelt daar vragen over. Vraag aan iemand of hij of zij zich gehoord voelt, benoem de sfeer als die bv vijandig of stug is en kijk ook of jijzelf wel echt luistert en open staat voor nieuwe mogelijkheden. 
  • Gevoelens: Je hoort vaak aan de toon en het tempo of er gevoelens of emoties zitten onder wat men zegt. Ook non-verbale signalen kunnen daar informatie over geven. Vraag naar hoe mensen zich voelen en vraag door op die gevoelens zodat je erachter komt welke overtuigingen en meningen achter de gevoelens schuilen. Toon ook begrip voor die gevoelens en deel die van jezelf.
  • Wij zijn de Baak. Het trainingsinstituut voor persoonlijk leiderschap voor mensen met een hbo-wo werk- en denkniveau. In onze intensieve trainingen dagen we je uit op intellect, intuïtie en interactie.

    Bekijk ons trainingsaanbod

    Wil je niets missen?

    Meld je dan aan voor onze nieuwsbrieven en ontvang tips, inzichten en inspirerende artikelen van de Baak.

    Ja, ik meld mij aan
    Scroll up