Hoe geef je sturing aan de transformatie naar hybride werken?

Hoe geef je sturing aan de transformatie naar hybride werken?

News Detail

Na twee jaar vanuit huis werken, is thuiswerken straks niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Veel organisaties maken dan ook de overstap naar een hybride werkmodel waarin medewerkers het werken op kantoor combineren met het werken vanuit huis. Dit betekent dat het grotendeels thuiswerken geen tijdelijke oplossing meer is, maar permanent wordt geïntegreerd in de bedrijfsstrategie. Wat betekent dit voor jou als leidinggevende? En hoe kan je sturing geven aan de transformatie naar het hybride werken?

De afgelopen periode heeft ons geleerd dat thuiswerken in veel organisaties en sectoren goed mogelijk is. Ook is gebleken dat werknemers thuiswerken waarderen en diverse voordelen ervaren, zoals geen reistijd, meer vrijheid en flexibiliteit en een hogere productiviteit. Veel werknemers willen dan ook niet meer terug naar een fulltime kantoorsituatie. Zo blijkt onder andere uit onderzoek van de Rabobank (2021) onder ruim 2.000 respondenten dat werknemers gemiddeld ruim een derde van hun werktijd vanuit huis willen werken.

Realiseer dat het een nieuwe werksituatie is
In veel organisaties werken medewerkers – afhankelijk van de maatregelen - geleidelijk weer wat meer op kantoor. Alhoewel dit doorgaans vrij natuurlijk verloopt, is het goed om te realiseren dat er opnieuw een geheel nieuwe werksituatie ontstaat die wezenlijk anders is dan de thuiswerksituatie. De keuze voor hybride werken heeft impact op de inrichting van organisaties, bedrijfsprocessen en de manier hoe organisaties – en leidinggevenden – met medewerkers omgaan. Daarom is het belangrijk dat er wordt nagedacht hoe dit zo optimaal mogelijk kan worden ingericht en hoe je sturing kan geven aan de nieuwe werksituatie.

De grotere mate van vrijheid en flexibiliteit zijn belangrijke factoren waarom werknemers thuiswerken als prettig ervaren. Tegelijkertijd roept de overgang naar een hybride werksituatie diverse vraagstukken op en dit vraagt om beleid en sturing – en ook vooral om communicatie – naar én met de medewerkers. Voor leidinggevenden ligt er de uitdaging om in gesprek te gaan met hun medewerkers om samen vorm te geven aan het hybride werkmodel.

De belangrijkste vraag is echter niet hoeveel dagen een medewerker op kantoor zal zijn. De keuze voor de werklocatie wordt bepaald door het type werkzaamheden en de persoonlijke voorkeur. Welke werkzaamheden kunnen beter op kantoor worden uitgevoerd en wat kan gemakkelijker thuis worden gedaan? Wat is de behoefte van de medewerker en hoeveel contact verwacht het team van elkaar? En wat verwacht jij als leidinggevende van de medewerkers? En hoe kan hier afstemming in worden gevonden? De kaders en de verwachtingen die jullie van elkaar hebben, vormen de basis voor het hybride werkmodel.

Leg de focus op verbinding en betrokkenheid
Een vraagstuk die een hybride werksituatie oproept is: hoe zorg je ervoor dat medewerkers die niet meer dagelijks aanwezig zijn op kantoor zich verbonden blijven voelen met de andere collega’s en de doelstellingen van de organisatie? Het gevaar van versnippering en minder binding ligt op de loer. Wanneer medewerkers een groot deel van de week thuiswerken en daarnaast op verschillende dagen op kantoor werken, zullen zij elkaar in de praktijk weinig zien. Ook voor leidinggevenden betekent dit dat je het ene teamlid een stuk vaker op kantoor zal treffen dan de ander. Welke impact heeft dit? Hoe weet je hoe het gaat met de medewerkers die je minder ziet en hoe kan je hen op dezelfde manier beoordelen als teamleden die je wel met grote regelmaat ziet?

Het is goed om als leidinggevende te weten welke factoren een belangrijke rol spelen in de betrokkenheid van een medewerker. Uit de Global Workspace Study (2020) onder meer dan 26.000 respondenten blijken de belangrijkste drijfveren voor medewerkersbetrokkenheid: onderdeel zijn van een team, vertrouwen hebben in de leidinggevende en onderdeel van het management zijn.

Juist bij medewerkers die veel thuiswerken, is het dus goed om regelmatig contact te hebben om hen betrokken te houden bij het team en de organisatie. Waar het in de volledige thuiswerksituatie voor leidinggevenden een vanzelfsprekendheid was geworden om het gehele team digitaal te informeren, even te vragen hoe het gaat met een medewerker en digitaal sociale interactie in het team te stimuleren, is het in de hybride werksituatie nog belangrijker dit niet uit het oog te verliezen.

Daarnaast is onderdeel van het management zijn een belangrijke factor voor betrokkenheid. Het kan dus goed zijn dat je als leidinggevende of manager een grotere betrokkenheid voelt bij de organisatie dan de medewerkers in jouw team. Dit maakt het nog belangrijker om tijd en aandacht te besteden aan de medewerkers, zodat zij zich onderdeel voelen van het team en vertrouwen hebben in jou als leidinggevende.

Optimaal gebruik kantoortijd
Door samen met de medewerkers vorm te geven aan de hybride werksituatie, kan je inventariseren waar de behoefte per individuele medewerker en van het gehele team ligt om elkaar op kantoor te treffen. De werkzaamheden die zelfstandig en geconcentreerd uitgevoerd worden, kunnen medewerkers inplannen op de dagen dat er vanuit huis wordt gewerkt. Hierdoor kan tijdens het werken op kantoor de focus liggen op sociale interactie. Zorg als leidinggevende dat er optimaal gebruik wordt gemaakt van deze momenten en er echt tijd wordt besteed aan zaken waarin je samen als team bezig bent. De kantoordagen kunnen worden gebruikt om te brainstormen, planningen met elkaar af te stemmen of een nieuwe project op te starten. De daadwerkelijke uitwerking kan vervolgens weer plaatsvinden wanneer er vanuit huis wordt gewerkt. Uiteraard is het afhankelijk per organisatie en team wat hierin werkt en waar de voorkeur ligt welke werkzaamheden gezamenlijk op kantoor worden opgepakt.

Om vorm te geven aan de kantoortijd en sociale interactie te stimuleren, is het goed om ook de inrichting van het kantoor onder de loep te nemen. In een hybride werksituatie zullen doorgaans op dagelijkse basis een stuk minder medewerkers aanwezig zijn en is er minder behoefte aan plekken waar individuele werkzaamheden worden uitgevoerd. Dit type werkzaamheden kan immers ook goed thuis worden opgepakt. In het kantoor kunnen daardoor ruimtes anders worden ingericht, zodat de medewerkers optimaal gebruik kunnen maken van de mogelijkheid om in contact te zijn met collega’s. De kans is groot dat het even wennen is om meer tijd te besteden aan sociale interactie in plaats van productief aan de slag te zijn achter het bureau. Daarom is het belangrijk dat leidinggevenden dit te stimuleren.

Geen universele aanpak
Wanneer je sturing wil geven aan de transformatie naar de hybride werksituatie, is het vooral goed om te realiseren dat er geen universele aanpak is voor hybride werken. De persoonlijke voorkeuren van medewerkers kunnen ver uit elkaar liggen. Daarom is het belangrijk om met elkaar in gesprek te gaan én in gesprek te blijven om afstemming te vinden in hoe er optimaal gebruik kan worden gemaakt van de hybride werksituatie. Als leidinggevende heb je ook nog niet alle antwoorden paraat liggen hoe de nieuwe werksituatie moet worden ingericht. Daarom is goed om de medewerkers duidelijk te maken dat er sprake is van een transitie en dat er tijdens dit proces nog geschaafd zal worden om te ontdekken welke inrichting op de lange termijn het beste werkt. Hierbij is het essentieel om te blijven optimaliseren en beoordelen wat de beste oplossing is, die binnen één organisatie er vervolgens ook per team en medewerker weer heel anders uit kan zien.

De Staat van Leiderschap: De Talkshow
Hoe gaan leiders om met de uitdagingen in de complexe wereld van nu? De Staat van Leiderschap steekt een peilstok in de wereld van nu en kijkt hoe het ervoor staat met leiderschap. Op dinsdag 30 november organiseren wij samen met VNO-NCW de eerste editie van De Staat van Leiderschap: De Talkshow waar diverse leiders spreken over de impact van hybride werken op leiderschap. Wil jij digitaal of live De Talkshow bijwonen? Ga naar destaatvanleiderschap.nl voor meer informatie en meld je gratis aan.

Wij zijn de Baak. Hét trainingsinstituut voor persoonlijk leiderschap voor mensen met een hbo-wo werk- en denkniveau. In onze intensieve trainingen dagen we je uit op intellect, intuïtie en interactie.

Transformatie Hybride Werken.

Wil je niets missen?

Meld je aan voor onze nieuwsbrieven en ontvang tips, inzichten en inspirerende artikelen van de Baak.

Ja, ik meld mij aan

Vergroot jouw leiderschap

Wil jij je persoonlijke leiderschap vergroten? Bekijk het overzicht van al onze trainingen en ontdek welk training het beste bij jou past!

Bekijk de trainingen

Kom naar De Talkshow

Tijdens De Staat van Leiderschap: De Talkshow duiken wij met diverse leiders in vraagstukken rondom hybride werken en leiderschap. Laat je inspireren en meld je gratis aan om De Talkshow live of digitaal bij te wonen op dinsdag 30 november.

Meld je gratis aan

Wij zijn de Baak

 Het trainingsinstituut voor persoonlijk leiderschap voor mensen met een hbo-wo werk- en denkniveau. In onze intensieve trainingen dagen we je uit op intellect, intuïtie en interactie.

Anderen bekeken ook

Heb je nog vragen of wil je advies?

Neem dan contact op met onze adviseurs. Zij staan voor je klaar om je verder te helpen! Je kunt hen bereiken via 0343-556369 of advies@debaak.nl. Of maak direct een afspraak via het adviesformulier.

Scroll up