Coachend leiderschap wordt steeds belangrijker. Thema’s als duurzame inzetbaarheid, vitaliteit en innovatie spelen in toenemende mate een rol in organisaties. Medewerkers worden geacht langer door te werken, gezond te blijven, flexibel in te kunnen spelen op verandering en zaken vanuit een ander perspectief op te lossen.
Dat vraagt nogal wat van de leidinggevende in de ondersteunende rol. Waar vroeger de ‘performance cyclus’ bestaande uit een paar gesprekken voldoende was, is nu het contact tussen de leidinggevende en de medewerker vaak veel intensiever, omdat er eenvoudigweg meer van medewerkers wordt gevraagd.
In de praktijk worstelen veel leidinggevenden met hun verschillende rollen. Aan de ene kant worden ze geacht om als manager de koers uit te zetten, te delegeren, voortgang te monitoren, bij te sturen en te rapporteren. Aan de andere kant moeten ze als coach kunnen luisteren, ruimte bieden en vooral niet te snel oordelen of met oplossingen komen.
Eerder waren er nog grote HR-afdelingen die medewerkers opvingen, maar nu is de leidinggevende zelf vaak het eerste aanspreekpunt. In plaats van taakgericht sturen, oordelen en oplossen verschuift het naar meer ondersteunen, luisteren en loslaten. En in de huidige tijd waarin verandering, targets en deadlines halen aan de orde van de dag is, is het niet eenvoudig om de rust en de ruimte te vinden voor een goed gesprek met de medewerker.
Hoe kun je omgaan met die verschillende rollen en coachend leiderschap ontwikkelen?
- Bewustwording verschillende rollen
Allereerst is het belangrijk dat je heel bewust leert om te gaan met de verschillende rollen die je hebt als leidinggevende. Wanneer moet er iets georganiseerd, gecorrigeerd of besloten worden en wanneer is er meer ruimte? Daarmee bedoelen we de ruimte om na te denken over verschillende oplossingen, waarbij de medewerker zelf verantwoordelijkheid neemt voor verdere stappen. Dit klinkt eenvoudig maar in de praktijk lopen zaken vaak automatisch in elkaar over. Bouw daarom bewust reflectiemomenten in om te bepalen welke pet je als leidinggevende gaat opzetten.
- Duidelijke visie
Zonder visie bestaat er geen goede coaching mogelijk. Waar je als organisatie, afdeling of team naar toe wilt, is bepalend voor het coachingstraject. Het uitzetten van een, op de visie gebaseerde, strategie gaat meestal gepaard met gedragsverandering binnen de werkcontext. De leidinggevende kan hier vervolgens proactief of reactief mee omgaan. Het kan zijn dat medewerker zelf met een coachvraag komt om mee te kunnen groeien in de strategie. Dit noemen we reactief coachen. Of de leidinggevende neemt zelf initiatief tot een coachingstraject. Dan hebben we het over proactief coachen.
- Afgebakend traject
Maak het coachingstraject niet te vrijblijvend. Voordat je het weet eindigt je coachingsgesprek in een gezellige koffieafspraak. Spreek van te voren af hoeveel gesprekken je gaat voeren (dat kan natuurlijk altijd verlengd worden) en stel samen de leerdoelstellingen vast. Welke thema’s zullen aan bod komen? Welke coachingsmethode ga je inzetten? Hoe ga je er samen met je medewerker voor zorgen dat je resultaten bereikt? Hoe duidelijker de afspraken hoe makkelijker het is om de ‘pet’ van coachend leider op of af te zetten. We noemen dit ook wel een coachcontract (zie hieronder).
- Coachingsvaardigheden
Als coachend leidinggevende ben je verantwoordelijk voor de regie in coachingstrajecten met medewerkers en zorg je voor de juiste focus in de gesprekken. Hiervoor is het van belang dat je over coachingsvaardigheden beschikt. Er zijn tientallen gespreksmodellen voor coaching beschikbaar, van oplossingsgericht tot provocatief coachen. Goed kunnen luisteren, samenvatten en doorvragen is hierbij een basisvaardigheid. De grote valkuil is vaak je eigen oplossingsgerichtheid. In de rol van manager ben je voortdurend bezig om problemen en dilemma’s op te lossen, terwijl je in je rol van coach veel meer ondersteunt en de medewerker zelf verantwoordelijkheid laat nemen voor zijn acties en oplossingen.
- De juiste plek
De omgeving heeft veel invloed op de sfeer van het gesprek. Kies daarom bewust een andere plek voor je coachingsgesprekken. Het liefst een neutrale plek buiten het eigen kantoor. Wanneer je in de ruimte blijft waar je altijd je managementtaken uitvoert, is de verleiding groot om in die rol te stappen. Zorg er ook voor dat je niet gestoord wordt. Coaching vraagt namelijk maximale concentratie en aanwezigheid. Hoe meer je in het ‘hier-en-nu’ bent met je medewerker, des te meer hij zich gehoord en ondersteund voelt en des te gemakkelijker hij tot de kern van zijn probleem komt en een plan van aanpak kan maken.
Coachende leidinggevenden ervaren het intensievere contact met medewerkers als bijzonder verrijkend. Coaching kan de relatie tussen leidinggevende en medewerker duurzaam verbeteren en geeft een krachtige impuls tot ontwikkeling!
Checklist coachcontract tussen leidinggevende en medewerker
- Beginsituatie: Beschrijf de aanleiding
- Doel van de coaching is: Benoem de leerdoelen
- Plan van aanpak: Werkwijze, aantal gesprekken, frequentie en locatie
- Verslaglegging: Wel of geen reflectieverslagen en/of huiswerkopdrachten, wijze van vastlegging
- Vertrouwelijkheid: Afspraken over de vertrouwelijkheid van de gesprekken
- Evaluatie: Wijze van evaluatie coachingstraject
Door Cornelie de Winter, trainer bij onze opleiding Coachend Leiderschap