Je communiceert altijd en overal. Zelfs als je het niet doorhebt, want non-verbale communicatie geeft stiekem ook al heel wat prijs. Miscommunicatie of een communicatievalkuil ligt dan ook altijd op de loer. Wat is nou precies een communicatievalkuil en hoe kun je situaties waarin communicatievalkuilen op de loer liggen voorkomen?
Er is geen specifieke omschrijving voor het begrip communicatievalkuilen. Wel zijn er een aantal veel voorkomende valkuilen die voorkomen of opgelost kunnen worden. We beschrijven ze hieronder en geven je meteen tips hoe je ermee om kunt gaan.
1. Mentale afwezigheid in het gesprek
Wanneer je alleen bezig bent met wat jij te vertellen hebt en met wat jij gaat zeggen ben je mentaal vaak niet aanwezig in het gesprek. Je bent namelijk zo bezig met hoe jij overkomt, dat je niet ontvangt wat er aan de andere kant van de tafel gebeurt. Doordat je gedachten ergens anders zijn, vang je signalen en lichaamstaal van de gesprekspartners niet op, bijvoorbeeld dat iemand je wil onderbreken.
Tip!
Communicatie is niet eenzijdig. Ook al wil je graag jouw verhaal vertellen, communicatie gaat over zenden én ontvangen. Door je goed voor te bereiden op het gesprek, kun je sneller en duidelijker je verhaal vertellen en kun je ruimte creëren om ook te ontvangen. Probeer de kern van je verhaal samen te vatten in vijf zinnen. Wat is de essentie en welke woorden gebruik je daarvoor? Misschien kun je thuis al eens oefenen met vrienden of familie?
2. Altijd op dezelfde manier communiceren
We zijn vaak bang om in onze communicatie stijlen toe te passen die niet bij ons horen. Soms ingegeven door angst of onzekerheid, vaak ook door onwetendheid over wat we allemaal in huis hebben om te communiceren. Denk daarom niet te snel dat je iets niet kunt of dat iets je niet ligt. Het is alleen soms vergeten of weggestopt doordat je bijvoorbeeld in het verleden bepaalde kritiek hebt gekregen. Of doordat je jezelf ervan overtuigd hebt dat je sommige gesprekken niet goed kunt voeren omdat je ze te moeilijk, te spannend of te persoonlijk vindt.
Tip!
Natuurlijk heeft iedereen een eigen stijl van communiceren en dat is geen probleem. Beperk jezelf echter niet door te denken dat dat het is. Ontwikkel meer stijlen door het gewoon vaker te doen, hoe vaker je iets doet, hoe meer eigen het wordt. En vertel jezelf dat je het ‘wel’ kunt in plaats van de variant waarin je tegen jezelf zegt dat je het ingewikkeld vindt. Als je van te voren denkt dat je iets niet kunt ga je met een verkeerd uitgangspunt een gesprek in.
3. Geen contact maken
Wanneer je een gesprek aangaat, is dat altijd met een bepaald doel. Je wilt iemand overtuigen, informeren, motiveren of je wilt informatie ontvangen van die gesprekspartner(s). Je bent erop uit om iets te bereiken. Daarbij ben je soms zo bezig met wat je wilt bereiken of verkrijgen, de inhoud van je gesprek dus, dat je vergeet om ook sociaal emotioneel de verbinding te maken.
Tip!
Zorg ervoor dat je al een sociale verbinding maakt voor je de inhoud van het gesprek induikt. Voordat je iets kunt geven aan of kunt krijgen van die ander, moet je eerst contact maken. Denk hierbij aan bijvoorbeeld die nieuwe collega, die eerst wat over zichzelf vertelt, wat hij leuk vindt en die later pas ingaat op de werkzaamheden die hij gaat verrichten en wat hij daarmee samen met zijn collega’s (en jou) wil bereiken. Of benoem tijdens het gesprek hoe je je voelt . Dat is een stukje sociale verbinding.
4. Uitgaan van eigen aannames en interpretaties
Waar het vaak misgaat in communicatie is dat gesprekken gevoerd worden of aangepast worden op aannames en interpretaties. Je ziet bijvoorbeeld een collega tijdens het gesprek onderuit op zijn stoel zitten. De kans is dan groot dat je denkt dat hij of zij niet geïnteresseerd is in jouw verhaal, terwijl hij of zij in werkelijkheid misschien wel last heeft van zijn rug. Mensen en gedrag van mensen worden al snel in een hokje geplaatst.
Tip!
Valt iets in iemands houding jou op? Vraag dan of het komt door jouw manier van communiceren of dat het een andere reden heeft. Vaak kun je door het benoemen van de situatie er al achter komen wat zich werkelijk afspeelt. Handel daarom niet te snel op wat je denkt te zien of te horen. Benoem de feitelijke waarneming die je doet en check of je aanname hierover klopt of niet.
5. Lichaamstaal niet goed gebruiken
Wist je dat 80% van je communicatie non-verbaal is en maar 20% verbaal? Je lichaamstaal heeft dus een grote invloed op hoe je communiceert. Zie je lichaam daarom ook als een verlengstuk van wat je wilt zeggen.
Tip!
Door bijvoorbeeld je handen en bepaalde gezichtsuitdrukkingen kun je je woorden kracht bij zetten. Lichaamstaal is vaak onbewust van invloed op anderen en jezelf. Iemand die rechtop staat, schouders naar achteren heeft en kin omhoog houdt, geeft al snel een wat stevigere indruk dan iemand die wat onderuitgezakt in een stoel zit. Je kunt dus ook sturen in je gesprek en wat je wilt bereiken door van te voren na te denken over hoe en waar je gaat zitten en welke houding je aanneemt.
6. Een gesprek voeren zonder toegevoegde waarde
Je kent het wel, door gebrek aan tijd wordt er een uurtje vrijgemaakt waarin dan heel veel besproken moet worden. Alle onderwerpen worden snel afgeraffeld en komen aan bod, maar is het gesprek dan wel van toegevoegde waarde geweest?
Tip!
Je kunt beter verschillende gesprekken van een aantal minuten plannen die gefocust zijn op één onderwerp. Zo houd je het duidelijk en klein. Zorg ervoor dat wanneer je de moeite neemt fysiek met elkaar samen in gesprek te zijn, dat het van toegevoegde waarde is. En denk goed na over wáár je over spreekt met elkaar en hoe. Als je iets ook via de mail had kunnen doen, zoals informatievoorziening, doe dat dan ook via de mail. Als iets beter niet via de mail kan gaan, zoals het uitwisselen van meningen en emoties, voer dan daadwerkelijk een gesprek.
Tot slot
Communiceren doe je altijd op twee verschillende niveaus: het inhoudsniveau en het betrekkingsniveau. Het inhoudsniveau gaat over de boodschap van je communicatie, waar heb je het over? Bij het betrekkingsniveau kijk je juist naar hoe je dit aan je gesprekpartners overbrengt, wat is hun non-verbale reactie en hoe ervaar je het gesprek? Houd hier rekening mee en benoem dit wat vaker.