Miscommunicatie is iets dat overal voorkomt. Misschien herken je het wel, tijdens een vergadering begint een collega enthousiast te spreken over een project of evenement, maar nog niet iedereen was hiervan op de hoogte gebracht. Het gevolg is allerlei verwarde blikken en een extra mail om opheldering te geven. Het kan gaan om een ‘kleine’ miscommunicatie, maar miscommunicatie kan ook relaties verstoren en zelfs tot ernstige conflicten leiden. Het is belangrijk om naar de kern te gaan van de miscommunicatie en te begrijpen hoe het exact is ontstaan. Zo kun je in de toekomst beter met elkaar omgaan en elkaar beter begrijpen.
Daarom duiken we in dit artikel dieper in wat er precies met miscommunicatie wordt bedoeld. We geven verschillende voorbeelden van zowel miscommunicatie op de werkvloer als in je privéleven. We behandelen hoe miscommunicatie kan ontstaan en wat de oorzaken ervan zijn. We sluiten af met handige tips hoe je in de toekomst miscommunicatie kunt voorkomen.
Wat wordt er bedoeld met miscommunicatie?
Hoe ontstaat slechte communicatie?
Oorzaken van miscommunicatie
Gevolgen van slechte onderlinge communicatie
Wat maakt goede communicatie?
Er is miscommunicatie ontstaan. Wat nu?
Hoe kun je miscommunicatie in de toekomst voorkomen?
Wat wordt er bedoeld met miscommunicatie?
Miscommunicatie is een situatie waarbij er een verschil is tussen de boodschap die wordt verzonden door de zender en hoe deze wordt ontvangen en geïnterpreteerd door de ontvanger. Dit kan gebeuren wanneer de verzonden boodschap niet correct wordt geïnterpreteerd door de ontvanger, of wanneer de intentie achter de communicatie niet duidelijk is. Het resultaat is dat de betrokken mensen een verschillende perceptie of begrip hebben van wat er gecommuniceerd is. Miscommunicatie kan optreden in zowel verbale als non-verbale communicatie. Onder verbale miscommunicatie verstaan we bijvoorbeeld een woordkeuze die niet iedereen begrijpt of het onderbreken van iemand tijdens een gesprek, waardoor de persoon niet alle informatie heeft gegeven en er een misverstand ontstaat. Vormen van non-verbale miscommunicatie zijn onder andere een gesloten houding tijdens een conversatie of oogcontact vermijden. Miscommunicatie kan heel snel ontstaan, ook al is dat onbedoeld geweest. We geven je een aantal voorbeelden van miscommunicatie op de werkvloer en voorbeelden van miscommunicatie uit het privéleven.
Voorbeelden van miscommunicatie op de werkvloer
-
Onvolledige instructies: je geeft onvolledige instructies mee voor een taak aan je collega. Je collega begrijpt niet volledig wat er van hem of haar verwacht wordt en maakt daardoor fouten of levert niet wat nodig was.
- Gebruik van jargon: een specialist in zijn vakgebied kan technisch jargon gebruiken dat niet bekend is bij collega's van andere afdelingen. Dit kan leiden tot verwarring en misinterpretatie van de informatie.
- E-mail misverstanden: een belangrijk detail gaat verloren in een lang e-mail gesprek. Belangrijke informatie wordt over het hoofd gezien of zelfs niet eens gelezen, wat leidt tot fouten in uitvoering of besluitvorming.
Voorbeelden van miscommunicatie in je privéleven
- Verkeerd begrepen berichten: soms kan de toon van een bericht verkeerd worden geïnterpreteerd. Bijvoorbeeld, een kort antwoord zoals ‘Ok’ kan worden gezien als afstandelijk of boos, terwijl het misschien gewoon snel en functioneel bedoeld was.
- Niet luisteren: goede communicatie vereist actief luisteren. Als iemand alleen wacht om te reageren in plaats van te luisteren naar wat de ander zegt, kan dit leiden tot misverstanden over wat er werkelijk wordt gecommuniceerd.
- Niet je gevoelens uiten: soms verbergen mensen hun ware gevoelens uit angst voor conflict. Dit kan leiden tot een gebrek aan openheid en eerlijkheid. Dit zorgt voor miscommunicatie en creëert een gevoel van niet gehoord kunnen worden.
Hoe ontstaat slechte communicatie?
Slechte communicatie ontstaat vaak door een combinatie van factoren die de helderheid en de bedoelde boodschap beïnvloeden. Het begint meestal met onduidelijke uitdrukkingen of het gebruik van jargon dat niet door iedereen wordt begrepen. Dit wordt verergerd door onvoldoende luisteren, waarbij ontvangers misschien niet volledig aandacht kunnen schenken aan de boodschap of te snel hun eigen interpretaties vormen of conclusies trekken. Non-verbale signalen, zoals lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen, kunnen ook verkeerd worden geïnterpreteerd of genegeerd, wat leidt tot een verkeerd begrip van de intenties of emoties achter de boodschap. Bovendien kan ruis in de communicatieomgeving, zoals fysieke afleidingen of overbodige informatie, de overdracht en ontvangst van de boodschap verstoren. Culturele verschillen kunnen eveneens een rol spelen, aangezien wat in de ene cultuur als duidelijk en respectvol wordt beschouwd, in een andere cultuur als vaag of onbeleefd kan worden opgevat.
Oorzaken van miscommunicatie
Miscommunicatie kan ontstaan door verschillende of een combinatie van factoren, die vaak onopgemerkt blijven tot er verwarring optreedt. Hieronder behandelen we enkele veelvoorkomende oorzaken van miscommunicatie.
Verschil in communicatiestijlen
Een bekende oorzaak van miscommunicatie is het verschil tussen indirecte en directe communicatie. Waar de een subtiele hints en suggesties gebruikt, verwacht de ander duidelijke en expliciete uitspraken. Dit kan leiden tot misverstanden wanneer de intentie achter de woorden verloren gaat.
Gebrek aan non-verbale cues in geschreven communicatie
Daarnaast speelt de wijze van communicatie een rol. Geschreven tekst mist vaak de nuance en intonatie van gesproken taal, waardoor de kans op verkeerde interpretatie groter wordt. Een woord of zin kan verschillend of verkeerd worden opgevat, waardoor het uit context gehaald kan worden en er miscommunicatie ontstaat.
Competitieve dialoogvormen
Competitieve dialoogvormen, waarbij deelnemers meer gericht zijn op het 'winnen' van een discussie dan op wederzijds begrip, kunnen ook bijdragen aan misverstanden. In dergelijke gesprekken wordt vaak niet echt geluisterd naar de ander, maar wordt er vooral gezocht naar openingen om het eigen punt te maken.
Onvoldoende luistervaardigheden
Een gebrek aan aandachtige luistervaardigheden is een andere veelvoorkomende oorzaak van miscommunicatie. Wanneer er niet volledig gefocust wordt op wat de ander zegt, kan essentiële informatie gemist worden, wat leidt tot onvolledige of incorrecte interpretaties. Zo kan er verwarring ontstaan en eventuele frustraties.
Negatieve interpretatie van onduidelijke informatie
Tot slot kan iemand de neiging hebben om onduidelijke informatie negatief te duiden. Dit kan voortkomen uit persoonlijke onzekerheden of eerdere negatieve ervaringen, waardoor iemand sneller geneigd is neutrale of onduidelijke boodschappen als negatief te interpreteren.
Gevolgen van slechte onderlinge communicatie
Slechte onderlinge communicatie kan leiden tot een verzameling van ongewenste gevolgen. Wanneer communicatie niet duidelijk is, kunnen er gemakkelijk misverstanden ontstaan, wat kan leiden tot verwarring over taken, verwachtingen of gevoelens en de relatie tussen twee personen kan schaden. Deze onopgeloste misverstanden kunnen escaleren tot conflicten, wrok tegenover de ander en een verstoorde werksfeer creëren.
Miscommunicatie kan ook ontstaan in teamverband. Als teamleden niet effectief met elkaar communiceren, kan dit leiden tot fouten, dubbel werk en tijdverspilling. Bovendien kunnen consistente communicatieproblemen het vertrouwen tussen mensen onderling verzwakken. Als mensen het gevoel hebben dat ze niet op elkaar kunnen rekenen voor accurate en tijdige informatie, kan dit leiden tot een gebrek aan vertrouwen in de relatie.
In een zakelijke context kan slechte communicatie ertoe leiden dat kansen worden gemist, omdat informatie niet op tijd wordt gedeeld of omdat de boodschap niet overtuigend genoeg is overgebracht. Medewerkers of bedrijven met een reputatie van slechte communicatie kunnen op lange termijn schade ondervinden, aangezien klanten en partners kunnen besluiten ergens anders heen te gaan waar ze zich beter begrepen en gewaardeerd voelen.
Wat maakt goede communicatie?
Goede communicatie is essentieel voor prettige interacties zowel in je persoonlijke leven als in je professionele relaties. Maar wat maakt goede communicatie? Goede communicatie is bijvoorbeeld duidelijk en concreet je boodschap overbrengen. Dit doe je onder andere door eenvoudige taal te gebruiken of specifieke uitspraken te gebruiken om misverstanden te voorkomen.
Actief luisteren is ook cruciaal, waarbij volledige aandacht aan de spreker wordt gegeven en empathie een rol speelt in het begrijpen van de gevoelens en perspectieven van anderen. Dit bouwt vertrouwen en respect op.
Aanpassingsvermogen in stijl en toon is een andere belangrijke factor die voor goede communicatie zorgt. Mensen met goede communicatie skills kunnen hun stijl en toon aanpassen aan hun publiek. Ze begrijpen dat wat werkt in de ene situatie, niet noodzakelijk effectief is in een andere.
Er is miscommunicatie ontstaan. Wat nu?
Miscommunicatie kan in elke situatie voorkomen, of het nu op de werkvloer is of in persoonlijke relaties. Het is belangrijk om te erkennen dat niemand perfect is en dat misverstanden normaal zijn. Het belangrijkste is dat je kunt inzien wanneer er toch miscommunicatie is ontstaan en dit effectief wil oplossen om verdere complicaties te voorkomen en relaties te verbeteren. We hebben een aantal tips hoe je miscommunicatie kunt oplossen:
- Neem de tijd om te luisteren: vaak ontstaat miscommunicatie doordat we niet goed luisteren naar wat de ander zegt. Zorg ervoor dat je actief luistert door de ander uit te laten spreken en door te vragen voor verduidelijking.
- Blijf kalm en respectvol: emoties kunnen hoog oplopen als er miscommunicatie is. Het is belangrijk om kalm te blijven en respect te tonen voor de ander, zelfs als je het niet eens bent met wat er wordt gezegd.
- Wees bereid om je aan te passen: soms kan het nodig zijn om je communicatiestijl aan te passen aan de persoon met wie je spreekt. Dit kan betekenen dat je meer hulpmiddelen kunt gebruiken zoals je handen, langzamer praten of meer voorbeelden kunt geven.
- Gebruik bevestigende communicatie: bevestig wat de ander heeft gezegd door het te herhalen in je eigen woorden. Dit toont aan dat je de ander hebt begrepen en vermindert de kans op verdere misverstanden.
Naast de bovenstaande tips, maken wij binnen onze trainingen ook gebruik van de LSD methode. De afkorting 'LSD' staat voor: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Dit is een techniek die je helpt om echt te begrijpen wat de ander zegt, door nauwkeurig te luisteren, de hoofdpunten samen te vatten en door te vragen om diepgang en verduidelijking te verkrijgen. Door deze LSD methode consequent te gebruiken, ontwikkel je jouw manier van communiceren en verklein je de kans op miscommunicatie.
Hoe kun je miscommunicatie in de toekomst voorkomen?
Om miscommunicatie in de toekomst te voorkomen, kun je jezelf trainen om vaardiger te worden in jouw manier van communiceren. Hierbij kunnen wij je helpen. Onze communicatie trainingen zijn speciaal ontwikkeld om je te helpen bij het ontwikkelen van effectieve communicatie, het verbeteren van je luistervaardigheden en het leren van technieken om je boodschap duidelijk over te brengen.
Onze training Effectieve Persoonlijke Communicatie helpt je groeien in je professionele rol en om miscommunicatie te minimaliseren doordat je verschillende communicatiestijlen ontwikkelt. Daarnaast ontdek je hoe je anderen beter kunt overtuigen en zelfs inspireren.
In onze andere training Communicatie met Impact krijg je inzicht in je valkuilen en patronen verminder je de kans op miscommunicatie. En helpen we je effectiever te communiceren als professional door verschillende handvatten te geven.