1. Formuleer een gezamenlijke missie
Een van de belangrijkste succesfactoren voor teams is een gemeenschappelijke missie. Als de teamleden een ambitieus doel voor ogen hebben, krijgen ze een sterke focus op het resultaat en willen alles wat binnen hun bereik ligt doen om het te bereiken. Omdat je van elkaar afhankelijk bent zorgt de missie automatisch voor onderlinge verbondenheid. Aansprekende voorbeelden zijn voetbalteams uit de Eredivisie of symfonieorkesten: teams die een volstrekt helder doel voor ogen hebben, die uit uiteenlopende karakters (vaak met grote ego’s) zijn samengesteld, maar waar de teamleden geen enkele moeite hebben om elke dag hard te trainen om dat doel te realiseren.
2. Creëer een veilige omgeving en vertrouwen
Een sfeer van vertrouwen is een andere belangrijke voorwaarde voor succesvolle teams. Als mensen zich durven uiten, omdat ze niet onderbroken of genegeerd worden, gaan de teamprestaties meteen omhoog. Veiligheid komt de creativiteit ten goede. Als je je veilig voelt, word je letterlijk intelligenter. Omdat je dan ontspant en beter nadenkt. Openheid organiseren is overigens niet altijd eenvoudig. De teamleden moeten zeker weten dat ze hun mening mogen geven zonder negatieve consequenties. Ze moeten nadrukkelijk worden uitgenodigd om eventuele kritiek te laten weten, bij voorkeur op regelmatige basis.
3. Geef aandacht en steun
Een recente studie onder 67 teams in de VS en China liet zien dat de kwaliteit van de teamprestaties verbetert als teamleden bereid zijn elkaar te helpen. Het voorbeeldgedrag van de teamleider heeft veel invloed. Als deze namelijk actief ondersteuning biedt, groeit de kans dat de teamleden onderling hetzelfde doen.
4. Beperk de belasting
Bij goed functionerende teams zie je dat de leiding de teams steeds meer werk geeft: het team lijkt het makkelijk op te pakken. Uiteindelijk loopt dat spaak, omdat een team de ruimte nodig heeft om het werk onderling af te stemmen. Men moet gezamenlijk de nieuwe taken onder de knie zien te krijgen. Als steeds hogere targets worden gesteld, gaat dat ten koste van de benodigde reflectie. En uiteindelijk van de prestaties.
5. Zorg voor persoonlijk contact
In veel organisaties ontbreekt het persoonlijk contact, vooral bij grote teams. Maar dat is niet bevorderlijk voor het teamgevoel en dus de samenwerking. In sommige organisaties zeggen mensen ’s ochtends amper ‘Hoi’ of ‘Goedemorgen’ tegen elkaar. Digitale hulpmiddelen helpen daarbij niet. Teamleden duiken achter hun beeldscherm en sturen tussendoor Facebookberichtjes naar vrienden elders op de planeet. Als mensen stoppen met elkaar in de ogen kijken, verdwijnt het inlevingsvermogen. Zorg dus dat je regelmatig face-to-face contact hebt. Dat hoeft niet heel moeilijk te zijn: elke dag de teamleden een hand geven en ze aankijken is een goed begin.
6. Stimuleer oplossingsgerichte communicatie
In het reguliere onderwijs maak je vooral kennis met probleemgerichte communicatie: als iets gebeurt, ga je met zijn allen de oorzaak bespreken. Maar de daadkracht verdwijnt als je probleemgericht te werk gaat, omdat de meningen over de oorzaak van het probleem uiteen kunnen lopen. Bij een oplossingsgerichte aanpak worden de oorzaken voor kennis aangenomen. Het team focust zich op de oplossing. Wat moet het doel zijn? Hebben we de middelen en bevoegdheden om dat te bereiken? Of je het eens bent met de argumenten waarom je voor een bepaalde oplossing kiest, is secundair. Zo lang je het maar eens bent over wat die oplossing moet zijn.
7. Zorg voor openheid en dialoog
Met de grotere onderlinge afhankelijkheid in een oplossingsgericht team worden hogere eisen aan de openheid gesteld. Men moet van elkaar weten waar men mee bezig is, wat de resultaten van het werk zijn en of er onverhoopt iets mis dreigt te gaan – of is gegaan. De teamleden moeten eerlijk naar elkaar zijn, voor de collega-teamleden is het cruciaal om te weten waar iedereen staat. Een mogelijkheid is het trainen van communicatie- en feedbacktechnieken, waarmee bijvoorbeeld wordt voorkomen dat teamleden uit schaamte of onwennigheid ‘vergeten’ te melden dat hun klus in de soep dreigt te lopen.
8. Luister naar elkaar
In 2008 verdeelden psychologen van onder andere het MIT 700 proefpersonen in kleine groepjes, die allerlei verschillende taken kregen. In het ene groepje zaten slimme mensen, in het andere minder slimme; in sommige groepjes ontstond natuurlijk leiderschap, in andere niet. Maar de groepen die de taken het beste oppakten hadden hetzelfde kenmerk: er werd naar elkaar geluisterd. Deze groepen waren innovatiever en bereikten betere groepsresultaten.
9. Geef het team de ruimte om te leren
Uiteindelijk is de bedoeling dat het team steeds beter zijn eigen boontjes kan doppen en tegenslagen overwinnen. Dat lukt alleen als het de kans krijgt om soms doodlopende wegen in te slaan en fouten te maken – zonder dat de directie meteen klaarstaat om het team te corrigeren. Fouten ‘mogen’ maken, brengt risico’s met zich mee. Toch moet het team zelf leren met zijn missers en tegenstellingen om te gaan. Het moet leren omgaan met tegenslagen. Daar komt het sterker uit tevoorschijn. Gun het team daarom zijn eigen worsteling.
10. Maak het proces overzichtelijk
De agile-methode is met name in de ICT-wereld een enorm succes. Maar ook in andere sectoren kan het goede diensten bewijzen, met name bij projecten. Projecten kunnen namelijk worden opgedeeld in overzichtelijke onderdelen (‘iteraties’ of ‘sprints’ in Agile-spraak), die elk tot concrete output leiden. Het voordeel daarvan is dat het team snel weet of het op de goede weg zit. Dat geeft het gevoel van vooruitgang, dat energie en creativiteit losmaakt. Agile heeft zich met name bewezen bij omvangrijke projecten waarbij de randvoorwaarden nog vaag en veranderlijk zijn – bij uitstek projecten waarin een team hopeloos kan vastlopen.
11. Accepteer ‘gedoe’
Conflicten zijn onderdeel van het groepsproces en dus niet altijd negatief. Accepteer dat het er nu eenmaal bij hoort. Onveiligheid kan de teamsfeer verstoren, maar conflicten kunnen het team ook sterker maken. Ze stimuleren dat medewerkers van elkaar leren en ze zorgen voor betere groepsbesluiten. Mocht er sprake zijn van een conflict, dan wil dat niet zeggen dat het team verkeerd bezig is, integendeel. Maar het is wel van belang dat van daaruit de volgende fase wordt bereikt. Maar al te vaak blijven teams in de conflictfase hangen, en groeien de teamleden uit elkaar. Uit onderzoek blijkt dat dit soort conflicten positief kan zijn voor het werk: ze stimuleren dat medewerkers van elkaar leren en ze zorgen voor betere groepsbesluiten. Niet elk conflict is dus funest. Het is echter wel zaak om de discussie over de conflictpunten aan te gaan.