5 tips voor een open organisatiecultuur

De economische omgeving verandert sneller dan ooit tevoren en de concurrentie- en klantendruk groeit sterk. Om flexibel te zijn en te zorgen dat je klanten blijven, heb je de inbreng en betrokkenheid van al je werknemers nodig, maar relaties binnen de organisatie zijn veranderd. De zelfbewuste, vaak flexende professionals weten zelf wel hoe ze hun werk willen doen, en laten zich niet zomaar ‘aansturen’. Hoe zorg je samen dat je eruit komt?

Realiseer een open organisatiecultuur

Communicatie is key voor een samenwerking tussen autonome mensen. Onderzoek toont aan dat betrokkenheid het hoogste is in een open organisatiecultuur. Generatie Y-werknemers zetten graag hun beste beentje voor als het doel en hun bijdrage daarbij duidelijk is. Ze zijn overigens niet anders gewend dan dat ze overal over kunnen meepraten – via Twitter, Facebook of anderszins. Meer autonomie van werknemers betekent ook dat afdelingen en teams open zijn over hun vorderingen en tegenslagen – anders valt hun werk onmogelijk te coördineren.

Betere werksfeer, dienstverlening en productiviteit

Een communicatieve houding wordt de centrale vaardigheid binnen het nieuwe leiderschap. Maar hoe doe je dit? In veel bedrijven is de cultuur op dit gebied voor verbetering vatbaar. Slechts twee op de vijf Nederlandse werknemers vinden dat de leiding van de onderneming voldoende luistert naar de mening van de medewerker, zoals bleek uit een onderzoek dat KPMG enkele jaren gelden deed. Daarnaast is bijna 70 procent ontevreden over de interne openheid binnen de onderneming. De werknemers denken zelf dat openheid leidt tot een betere werksfeer, betere dienstverlening aan klanten en een hogere productiviteit.

Begin bij jezelf

Hoe zorg je dat een open cultuur ontstaat? Hoe beïnvloed je het communicatiegedrag van je projectleden, teamleden, collega's of medewerkers? Begin bij jezelf! Hieronder vind je 5 tips.

1. Start zelf met luisteren

Openheid is alleen mogelijk als je zelf naar mensen luistert. Volgens de Amerikaanse onderzoeker Tom Tyler gaan werknemers zich pro-actiever gedragen als de leider consistent is in de omgang, luistert, respect toont en zich verantwoordelijk gedraagt. Nog belangrijker dan hun zin krijgen, aldus Tyler, vinden mensen het om goed te worden behandeld. Dat beïnvloedt het gedrag: men klaagt minder, voelt zich beter en is productiever.

Helaas schort het vaak aan luistergedrag bij mensen met weinig tijd. Onderzoek onder artsen wees uit dat patiënten gemiddeld al na 23 seconden worden onderbroken. Als ze dat niet doen, blijken die patiënten zo’n 1,5 minuut nodig te hebben om hun hele verhaal te doen. Als de arts de patiënt laat uitspreken, blijkt hij dat ‘hele verhaal’ nuttig te vinden. Managers zijn het er wel mee eens en vinden luisteren zelf ook belangrijk, zoals blijkt uit onderzoek van Arend Ardon. Maar als er bijvoorbeeld kritiek op tafel komt en de gesprekken ‘spannend’ worden, krijgt defensief gedrag ongemerkt de overhand. Dan worden medewerkers onderbroken of niet serieus genomen.

2. Deel zelf je fouten

Een van de meest legendarische toespraken van Steve Jobs dateert uit 2005. Hij kwam niet voor de zoveelste keer het podium op om een nieuwe gadget bekend te maken, maar over wanneer en hoe hij had gefaald, en wat hij ervan had geleerd. Dat maakte grote indruk.

Openheid betekent dat mensen hun fouten durven toe te geven, en zo’n cultuur is ondenkbaar als de leiding niet meedoet. Sterker nog: dat mensen hun fouten niet erkennen is de grootste ergernis op de werkvloer, zoals uit onderzoek blijkt. In de top 10 ergernissen op het werk werd het niet toegeven van vergissingen door maar liefst 52 procent van de respondenten genoemd als belangrijkste bron van frustratie.

3. Maak (zelf) de doelen helder, en deel ze

Heldere doelen zorgen dat autonome medewerkers hun activiteiten kunnen coördineren. Ze weten waar de gezamenlijke missie naartoe gaat en kunnen eruit afleiden wat ze zelf kunnen doen om er te komen. Openboek-management, een van de meest succesvolle vormen van gedeeld leiderschap die in 6.000 organisaties is ingevoerd, draait in de eerste plaats om communicatie.

Bedenker Jack Stack, de ceo van Springfield ReManufacturing, maakte alle informatie over de productiviteit van het bedrijf aan zijn werknemers openbaar. Bovendien leerde hij ze om financiële spreadsheets te lezen. Daarna spoorde hij de werknemers aan om zelf met oplossingen te komen om de kosten te beheersen en productiviteit te verbeteren. Springfield werkt al tientallen jaren zo en is sinds die tijd sterk gegroeid. Uit onderzoek is gebleken dat openboek-bedrijven elk jaar 1,7 procent meer omzet maken dan vergelijkbare bedrijven. Ook de werkgelegenheid groeit sneller.

Om de doelen goed te kunnen communiceren, moeten organisaties éérst voor zichzelf duidelijk moeten hebben wat ze willen. Dat niet alleen, om draagvlak te vinden zullen ze hun missie bespreekbaar moeten maken daarbij open moeten staan voor alternatieve visies. Pas als dat is gebeurd, lukt het om de gemeenschappelijke schouders eronder te zetten. Bij het Amsterdamse softwarebedrijf Hippo betekende dat zelfs dat ze ‘back to the 80s’ gingen, met het herinvoeren van de balanced scorecard. De ambitieuze groeistrategie is vertaald in metrics die met iedereen worden besproken. Zo wordt er een duidelijk kader gecreëerd om ervoor te zorgen dat iedereen samen aan de doelen werkt.

4. Organiseer je eigen tegenspraak

Een leider (maar ook iedere autonome professional) moet zijn tegenspraak organiseren. In nieuwe organisaties wordt dat advies actueler dan ooit. Tegenspraak kan niet alleen leiden tot betere besluiten (met minder rampzalige fouten), maar ook tot meer draagvlak voor de besluiten bij mensen die bij de uitvoering betrokken zijn, meer creativiteit en aanpassingsvermogen, en een betere motivatie.

In onderzoek zijn onder meer de effecten van tegenspraak aangetoond op de werkomstandigheden en effectiviteit van het management. Als teamleden zich vrij voelen om eventuele problemen bij de teamleider aan te kaarten, worden nieuwe vaardigheden zoals het aanleren van ingewikkelde procedures sneller en effectiever opgepikt. Voor tegenspraak geldt eveneens: het lukt alleen als je het zelf doet. Als je je niet openstelt, is het kansloos.

5. Geen geheimen over salaris

Hoe sterk de behoefte aan openheid in bedrijven met jonge, ‘connected’ werknemers wordt gevoeld, blijkt uit de jongste trend in Silicon Valley: de werknemers van internetbedrijven delen hun salarisgegevens. Bij Google ging bijvoorbeeld onlangs een spreadsheet door het bedrijf waarmee 2.800 medewerkers aan elkaar bekendmaakten hoeveel geld ze mee naar huis kregen.

Het management was ‘not amused’, misschien uit zuinigheid, want als werknemers weten wat hun collega’s krijgen, kan dat een aanleiding zijn om zelf meer te gaan vragen. Maar het hek is van de dam: volledige salarisopenheid is de nieuwe trend. En de nieuwe openheid stopt niet. In het bedrijf van de toekomst bestaan geen geheimen meer.