Yes! Je mag werken aan een nieuw project met nieuwe mensen en je hebt er zin in. Je gaat enthousiast aan de slag, maar merkt al snel dat je te maken hebt met een lastige opdrachtgever. Hoe ga je hier mee om en lever je toch een ‘product’ af waar beide partijen tevreden mee zijn? In dit artikel lees je een aantal handige tips!
Tip 1: Maak onderscheid tussen verschillende soorten lastige opdrachtgevers
Wat is nu precies een lastige opdrachtgever? Dat is voor iedereen anders. Wat jij moeilijk vindt kan voor een ander prima werkbaar zijn. Hieronder beschrijven we een aantal ‘lastige’ typen en hun kenmerken. Hoe ga je om met deze misschien wel heel herkenbare situaties?
a. De conceptuele opdrachtgever
Deze opdrachtgever blijft hangen in concepten en abstracten en wordt niet echt concreet. Hij of zij vindt het lastig om keuzes te maken en blijft hangen op het niveau van visie en strategie. Aan jou de taak om de vertaalslag te maken naar de praktijk. Vraag goed door, kom met concrete voorbeelden en ideeën en vraag om bevestiging. Schets verschillende scenario’s, zodat de opdrachtgever een richting kiezen die jou voldoende handvatten geeft om het verder uit te werken.
b. De allesbepalende opdrachtgever
Deze opdrachtgever heeft een uitstekend plan en is erg concreet. Zo concreet dat jij het alleen nog maar hoeft uit te voeren. Met een beetje pech staat de opdrachtgever niet eens open voor jouw advies om het toch nét anders aan te pakken. Voor deze opdrachtgever is het belangrijk dat jij laat zien wat je meerwaarde is. Laat je niet intimideren door de instructies en adviseer vanuit je expertise. Kom met goede argumenten en hij of zij ziet in dat je het plan naar een hoger niveau kan tillen.
c. De opdrachtgever zonder verantwoordelijkheid
Veel vertrouwen in jouw kunnen en kennis heeft deze opdrachtgever wel. Zoveel dat de opdrachtgever de volledige verantwoordelijkheid bij jou neerlegt. Het maakt deze opdrachtgever niet uit hóe je het doet, als je het maar regelt. Als je graag veel vrijheid hebt is dit een prima situatie. De kans op onrealistische verwachtingen is groot, want de opdrachtgever heeft inhoudelijk weinig kennis. Zorg daarom dat je duidelijke afspraken maakt en in een planning aangeeft wat haalbaar is.
Tip 2: Streef altijd naar gelijkwaardigheid
Het is belangrijk om als adviseur te streven naar gelijkwaardigheid. Dat betekent niet dat beide partijen gelijk moeten zijn. Erken juist dat je niet gelijk bent en allebei andere eigenschappen hebt die nodig zijn om tot de beste resultaten te komen. Adviseer vanuit je eigen kwaliteiten en expertise en creëer ruimte om elkaar op verantwoordelijkheden te wijzen. Werk vanuit een duidelijke planning met een taakverdeling, zodat iedereen kan zien wie welke deadline moet halen.
Tip 3: Weet waar je aan begint
Het is jouw taak om aan te sluiten op de behoeften van de opdrachtgever. Durf daarom onderwerpen zoals tijd en geld te bespreken. Zo creëer je de juiste voorwaarden om aan de slag te gaan. Bedenk altijd goed waarom jullie deze samenwerking aan willen gaan. Wat is de kans van slagen, waarom kiezen de partijen voor elkaar en wat voor risico’s brengt deze samenwerking met zich mee?
Tip 4: Benoem jouw toegevoegde waarde
Een van de belangrijkste taken van een adviseur is duidelijk aan te tonen wat zijn of haar toegevoegde waarde is. Laat zien wat je precies hebt gedaan en wat de resultaten zijn. Zorg ervoor dat de opdrachtgever inziet dat deze resultaten niet behaald zouden zijn zonder jouw inspanningen.
Tip 5: Schrijf een review
Na een samenwerking is het belangrijk om te evalueren. Dit werkt het beste door een review te schrijven over elkaar. Je zoomt daarbij in op de samenwerking en niet zo zeer op de persoon zelf. Zo heb je bruikbare input om de volgende keer nóg meer uit de samenwerking te halen.
Tip 6: Zo ga je om met opdrachtgevers die de voorwaarden wijzigen
Je hebt duidelijke afspraken gemaakt en gaat vol energie aan de slag. De opdrachtgever is niet tevreden of wil ineens afwijken van de afspraken. Wat doe je dan? Geen reden voor paniek! Ga opnieuw met elkaar in gesprek over de veranderingen en spreek eerlijk uit wat de consequenties zijn. Misschien schuift de deadline op, of heb je meer input nodig van je opdrachtgever. Denk niet in problemen maar in oplossingen en wees realistisch in de verwachtingen die je schept.
Tip 7: Onderzoek wat voor adviseur jij bent
Hoe jij het beste kan omgaan met een lastige opdrachtgever ligt voor een groot deel aan hoe je zelf in elkaar zit. Welke rol neem jij aan tegenover je opdrachtgever? Ben je assertief of vind je het juist heel moeilijk om ‘nee’ te zeggen? Blijf je altijd objectief of spelen jouw emoties ook een grote rol?