Arno van Zoelen werkt bij De Nederlandsche Bank (DNB) in de rol van Scrum Master. Zijn beide teams werken aan een nieuwe applicatie van het depositogarantiestelsel. Bij DNB wordt nu ongeveer 7 jaar gewerkt met agile/scrum, vooral bij producten met een IT-component. Lean six sigma wordt ook al jaren actief ingezet, voornamelijk op businessafdelingen. Verandering van de mindset, zoals leren samenwerken met alle soorten mensen, is volgens hem een van de belangrijkste ‘skills’. Arno is oud-deelnemer van onze training De Informele Leider. Arno verteld over zijn ervaring als Scrum Master.
Kill your darlings
Een mooi voorbeeld van de veranderingen op agile gebied bij DNB is dat een half jaar geleden een stuurgroep heeft besloten zichzelf op te heffen. We hadden hen ook meegenomen in de manier van agile werken en op een gegeven moment kwamen ze tot de conclusie: als wij agile gaan werken dan betekent dit dat het team heel veel zelf gaat beslissen en dat de dingen veel beter aan de teams zelf kunnen worden overgelaten. Dus toen hebben ze gezegd: we heffen onszelf op. Dat vond ik heel knap, dat zijn toch mensen die een bepaalde positie hebben en besluiten mogen nemen.
‘Oude’ manier van werken en agile op elkaar aan laten sluiten
Op dit moment ligt onze grootste uitdaging bij het portfoliomanagement. Er zijn wel pilots gestart zijn om op een nieuwe manier om te gaan met budgetten, rapportages en de manier waarop werk naar de teams wordt gebracht. Maar het denken en de systemen zijn nog vaak traditioneel. Bijvoorbeeld de jaarplanronde voor het budget, al zijn er wel initiatieven om dat wel weer gedeeltelijk op een agile manier aan te pakken.
Is agile werken écht efficiënter?
We zijn er nog niet voldoende in geslaagd om aan te tonen dat we efficiënter zijn geworden. Wij kunnen de vroegere resultaten namelijk niet goed vergelijken met de resultaten die we nu boeken met agile. Bovendien sturen we op het maximaliseren van de waarde van de gerealiseerde resultaten en minder op het maximaliseren van de hoeveelheid resultaat. Gelukkig begint de top van organisatie nu te beseffen dat bij agile werken betere sturing mogelijk is. In de komende tijd willen we bijvoorbeeld op het gebied van rapportages de oude en de agile manier van werken beter op elkaar laten aansluiten. Ook zou ik graag zien dat Scrum Masters en Product Owners binnen DNB actiever met elkaar aan de slag gaan om kennis te delen en naar buiten gaan om nieuwe kennis te halen. De groep actieve medewerkers op dit gebied is nu nog te klein.
Deze valkuilen moet je vermijden:
- Alleen het werkproces aanpakken in de agile transitie We hebben gemerkt dat het belangrijk is om naast het werkproces voldoende aandacht te hebben voor het ontwikkelen van de juiste competenties binnen alle lagen in de organisatie. En om de juiste mindset en cultuur te bevorderen.
- Alleen het team op een agile manier laten werken Zorg ervoor dat ook de klant, opdrachtgever en het management op de nieuwe manier gaan werken met het team. Een betrokken Product Owner die beschikbaar is voor het team en die mandaat heeft om beslissingen te nemen, kan het verschil maken bij scrum. Daarnaast komt zelforganisatie en verantwoordelijkheidsgevoel in het team pas goed tot zijn recht als het management zich dienend en faciliterend opstelt.
- Agile beschouwen als snelle oplossing voor alle problemen De scrum manier van werken is makkelijk te begrijpen en het kan vele beloften waar maken. Het is echter moeilijk om goed te doen. Het is fijn gereedschap om mee te werken, maar het kost veel discipline en oefening om er beter in te worden. Het gereedschap is daarbij slechts een middel. Tegenslagen en terugval horen bij het groeipad. Het is reëel om te verwachten dat er meerdere jaren nodig zijn om mooie resultaten te boeken
3 Tips om agile tot een succes te maken
1. Activeer organisatie brede ondersteuning: onze Agile Community
Met onze Agile Community willen we het agile gedachtengoed uitdragen en ondersteunen in het optimaal toepassen van de agile werkwijze binnen DNB. We hebben bijvoorbeeld een agile event georganiseerd waarin een aantal sprekers van andere organisaties kwamen en waarin we een game hebben gedaan met elkaar om het agile werken meer te doorleven. Veel collega’s die niet agile werken zijn daardoor in aanraking gekomen met agile werken: de auditoriumzaal voor 200 mensen was volledig volgeboekt.
2. Werk samen met je schoonmoeder: Agile vraagt om andere vaardigheden
De Scrum Master helpt bijvoorbeeld de teamleden om gericht te communiceren in de Standup meeting. Daarnaast wordt de communicatie van teamleden met de Product Owner en eindgebruikers veel meer een visitekaartje dan eerder het geval was. Samenwerken met de Product Owner is een zegen, maar de keerzijde is dat je ‘je schoonmoeder in huis haalt’. Goede communicatie is belangrijk. Niet verbloemen, maar wel meer inleven in je communicatie. Dat geldt ook voor de Sprint Review meeting waar de Product Owner en vaak ook eindgebruikers bij zitten. Teamleden moeten zich dan extra inspannen om in de communicatie aan te sluiten op de belevingswereld van de Product Owner en van de andere belanghebbenden. En vice versa.
3. Zorg voor een transitie in de mindset
Wat ik zelf erg belangrijk vind is dat een transitie naar agile/scrum werken niet stopt bij het implementeren van een werkwijze met daarbij desgewenst ondersteuning van tooling. Ik vind de mindset het belangrijkste. Het proces en de ondersteuning volgt logischerwijs, al is dat vaak wel het startpunt. Weet waarom je iets doet, blijf veranderen en kijk goed naar de resultaten van deze manier van werken om te zien of je op de goede weg bent. De mindset en organisatiecultuur zijn een belangrijke katalysator om van deze manier van werken een succes te maken. Kenmerkend voor zo’n mindset zijn:
- Een op groei gerichte houding: durven falen, ontdekken wat werkt en wat niet, open staan om ervan te leren. (Growth Mindset, Dr. Carol Dweck)Openheid: open zijn over al het werk dat nodig is voor een resultaat en de uitdagingen die daarbij horen (Scrum Values, Scrum.org)
- Respect: in staat zijn om op een respectvolle manier samen te werken met collega’s uit alle lagen van de organisatie (Scrum Values, Scrum.org)
- Intrinsieke motivatie om beter te worden in wat je doet: terug naar de oude waarden van het ambacht en jezelf daarin blijven ontwikkelen, zowel in de diepte als de breedte (Mastery, Daniel Pink)