Van de ene op de andere dag werken we massaal vanuit huis. Hoewel veel professionals er best wel gewend zijn regelmatig een dagje vanuit huis te werken, is de huidige situatie natuurlijk van een totaal andere orde. Voor jou als leidinggevende roept dat ook weer nieuwe uitdagingen op. Is iedereen met de juiste zaken bezig? Is er voldoende samenwerking en uitwisseling? Hoe ga je voortaan je teammeetings en bila’s regelen? Hoe hou je je mensen betrokken bij het grote plaatje? Hoe hou je alle neuzen dezelfde kant op als iedereen zich op een andere plek bevindt?
1. Organiseer het samenwerken op afstand
Veel overleggen en communiceren is belangrijk voor het teamgevoel en de onderlinge relaties. Gelukkig zijn er diverse digitale platformen om met elkaar in contact te blijven. Veel organisaties maken inmiddels gebruik van bijvoorbeeld Microsoft Teams, Skype, Zoom, Slack et cetera. Misschien is niet iedereen in je team even digitaal behendig. Welke ondersteuning kun je bieden om je team hier snel vertrouwd mee te maken?
Kijk ook eens naar de manier waarop je communiceert en informatie deelt. Telefoon, e-mail, chat, app, videocalls, ... , er zijn zoveel mogelijkheden. Daarom kan het zeker nu handig zijn om duidelijke afspraken te maken over waarvoor je welk kanaal gebruikt. Gebruik de chat bijvoorbeeld voor korte vragen, de dingen waarvoor je normaal gesproken naar iemand zou toelopen en een videomeeting voor je teamoverleg en als je samen met collega’s ergens over wil nadenken.
2. Denk ook aan de Call & Coffee
Sociaal contact gaat nu niet vanzelf. Initieer dit dus bewust. Kies wat vaker voor videobellen in plaats van gewoon bellen of appen. Het zien van elkaar kan juist in deze tijd bijdragen aan de betrokkenheid. Als leidinggevende help je natuurlijk door hier het voortouw in te nemen. Wat denk je van een wekelijkse Call & Coffee met het team waarin het even niet over het werk gaat? Bij sommige bedrijven gaat de VrijMiBo gewoon door, maar dan digitaal.
3. Heb vertrouwen
Gonny Vink beschrijft in ’Leidinggeven op afstand’ dat mensen aansturen zonder dat je ze fysiek ziet, begint met vertrouwen. 'Allereerst zelfvertrouwen over de eigen leiderschapskwaliteiten. En dan met vertrouwen in het team, waarbij je als manager de regie meer uit handen geeft. Voor veel managers voelt ‘management by walking around’ als de enige echte manier om leiding te geven. We zijn er al zo lang aan gewend om met elkaar op kantoor te zitten, dat we het ons moeilijk anders kunnen voorstellen’, aldus Vink. Leidinggeven op afstand kan onzeker maken over de eigen kwaliteiten en manieren om leiding te geven. Bedenk dat je op kantoor ook niet altijd weet wat iemand aan het doen is. Fysieke aanwezigheid is geen garantie voor productiviteit. Help als leider door met iedereen te overleggen waar ze tegenaan lopen en zorg ervoor dat iedereen weet wat de meeste prioriteit heeft. Hou de drempel laag voor vragen.
4. Wees flexibel
Stimuleer je team om een vast ritme aan te houden, weet van elkaar wanneer je aan het werk bent en bij elkaar terecht kunt. Maar wees daar ook flexibel in. Dat de scholen gesloten zijn, heeft veel invloed op de thuiswerk-situatie. Niet iedereen zal ook een rustige werkplek hebben om ongestoord te werken. Blaffende honden, kinderen die tijdens de meeting met een vraag komen, het hoort er nu even allemaal bij. Laat mensen, indien het werk dat toelaat, kiezen op welk moment ze hun werk doen. Dat geeft rust en minder stress. Stel prioriteiten en zit er niet te veel bovenop, laat je team weten dat je begrijpt dat de thuissituatie invloed heeft op de focus en efficiency waarmee ze hun werk kunnen doen en wees extra alert als het gaat om mental health.
5. Blijf verbonden
Als leidinggevende wil je natuurlijk weten hoe het met iedereen gaat en hoe je ze kunt helpen om vanuit huis hun werk optimaal te doen en gemotiveerd te blijven. Laat de mensen waaraan je leiding geeft regelmatig één-op-één wat van je horen en vraag ook naar zaken buiten het werk. Neemt iemand niet teveel hooi op zijn vork, of vindt iemand het thuiswerken mentaal zwaar omdat diegene alleen woont, of zijn er zorgen over de eigen gezondheid of die van familie? Weet wat er speelt. De tijd nemen om met iedereen te praten en oprecht geïnteresseerd zijn, wordt enorm gewaardeerd.
Verplicht thuiswerken. Het zal voorlopig nog wel even duren. Wat er daarna gaat ontstaan weten we natuurlijk niet. De ervaringen die we nu met zijn allen opdoen zouden er best eens voor kunnen zorgen dat werken op afstand ook na de crisis veel gebruikelijker wordt. Wat betekent dat voor jouw stijl van leidinggeven? Heb je daarin iets te ontwikkelen of te versterken? Als dat iets is wat jij verder wilt ontdekken, kijk dan eens bij onze training: Leidinggeven op Afstand.