5 tips voor omgaan met complexiteit in organisaties

News Detail

De complexiteit in organisaties neemt toe. Hoe zorg je ervoor dat projecten in een complexe omgeving slagen?

De omgeving waarin organisaties werken wordt steeds ingewikkelder en daarmee ook het werk dat in die organisaties wordt gedaan. Bij grote projecten zijn talloze verschillende stakeholders betrokken, spelen enorm veel belangen een rol en veranderen de omstandigheden tijdens de looptijd op onvoorspelbare manieren. Maar niet alleen bij grote projecten, op alle niveaus in de organisatie geldt dat leiders te maken hebben met uiteenlopende belangen, steeds meer verantwoording moeten afleggen en moeten werken in een snel veranderende omgeving. Uit onderzoek van de Boston Consulting Group naar de operationele structuur van meer dan 100 Amerikaanse en Europese bedrijven bleek dat het aantal procedures, verticale lagen, communicatiestructuren, coördinatielichamen en besluitvormingsbomen in 15 jaar tijd met 50 tot 350 procent is gestegen.

Hoe hou je invloed op ingewikkelde situaties? De volgende tips kunnen helpen.

1. Definieer de complexiteit

Met het Cynefin-model van Dave Snowden kan de complexiteit in kaart worden gebracht en daarmee de beste oplossing voor een vraagstuk worden bepaald. In dit model zijn er 5 niveaus: simpel, gecompliceerd, complex, chaotisch en wanordelijk. Als er een herkenbare relatie is tussen oorzaken en mogelijke gevolgen, zijn problemen volgens Snowden ‘simpel’ (voorspelbare uitkomsten) of ‘gecompliceerd’ (onvoorspelbare uitkomsten). Oplossingen zijn vaak te vinden in best practices. In ‘complexe’ situaties is moeilijker in te schatten wat het samenspel van oorzaken en gevolgen oplevert. Dan is een stapsgewijze benadering te prefereren. Als een situatie ‘chaotisch’ is, dat wil zeggen sterk onoverzichtelijk en oncontroleerbaar, moet snel worden opgetreden. Het is zaak te stoppen met analyseren en meteen datgene te doen wat het beste lijkt. Íets doen, ook al blijkt dat achteraf misschien niet de beste optie, is beter dan afwachten.

2. Blijf beweeglijk

Veel situaties voldoen aan de definitie die het Cynefin-model ‘complex’ noemt. Het valt moeilijk te zeggen welke factoren een rol zullen spelen, welke belangen moeten worden meegewogen en wat het optimale resultaat zal zijn. De stapsgewijze benadering die het model adviseert, heeft in de ICT-wereld een hoge vlucht genomen onder de namen agile en scrum. Projecten worden opgedeeld in overzichtelijke onderdelen met een heldere taakverdeling, waarvan de resultaten regelmatig worden teruggekoppeld. Daarmee kan de uitvoering tijdens de looptijd op elk gewenst moment worden bijgesteld.

Niet alleen ICT-projecten kunnen profiteren van beweeglijkheid. De Amerikaanse auteurs Sargut en McGrath bepleiten de tactiek van ‘intelligent failure’: doe steeds kleine investeringen in projecten waarmee je het recht houdt, maar niet de verplichting hebt om verder te investeren. In de tussentijd kun je meer informatie verzamelen en je strategie verder ontwikkelen. ‘Intelligent failure’ wil zeggen dat je je eventuele fouten snel en vroeg in het proces maakt om ervan te leren en veerkracht op te bouwen.

3. Luister beter

Een kenmerk van ingewikkelde situaties is dat er niet onmiddellijk zichtbare belangen en beweegredenen meespelen. Om te weten wat er onder de oppervlakte speelt, moet je als leider in staat zijn om op een diep niveau te luisteren. Theorie U van Otto Scharmer is een methode om je daarin te verbeteren.

Het U-model beschrijft vier niveaus van luisteren: downloaden, feitelijk luisteren, empathisch luisteren en generatief luisteren. Bij downloaden ben je vooral bezig wat je al weet of denkt te weten, te bevestigen. Bij feitelijk luisteren ben je in staat om open te zijn voor afwijkende meningen en inzichten. Iemand die geleerd heeft empathisch te luisteren kan zich in het perspectief van de ander verplaatsen, zonder een oordeel te geven. Daarmee voelt de ander zich al meer gehoord, en wordt hij of zij meer open. Generatief luisteren gaat weer een stap verder. Al luisterend verbind je je met de ander op een dieper niveau, zodat beide partijen beter op elkaar kunnen reageren. Daarmee krijgen allebei de gesprekspartners oog voor de potentie van de ander en van de situatie, waarmee makkelijker nieuwe oplossingen en ideeën loskomen.

4. Organiseer openheid

Van openheid wordt soms gedacht dat het ten koste van de efficiëntie gaat: dialoog organiseren en mensen hun zegje laten doen kost tijd. Maar in ingewikkelde situaties is snelheid niet altijd de beste optie. Door openheid te creëren krijg je niet alleen als leider zelf zo veel mogelijk informatie te horen, de teamleden weten bovendien beter van elkaar wat er speelt, zodat ze hun werk op dat van elkaar kunnen afstemmen. En waarmee – heel belangrijk in onoverzichtelijke situaties – risico’s eerder kunnen worden opgespoord. Openheid komt pas tot stand als het actief wordt georganiseerd. De teamleden moeten ervan verzekerd zijn dat ze hun eventuele twijfels mogen uiten, zelfs fouten opbiechten, zonder aan de schandpaal te worden gezet.

5. Koester de paradoxale mindset

Volgens Lenette Schuijt zijn leiders die in staat zijn met ambiguïteit en paradoxen om te gaan, beter in staat complexiteit te hanteren. In situaties waar geen duidelijke oplossing beschikbaar is, moet je verschillende mogelijkheden in je achterhoofd hebben en bereid zijn om met meerdere, zelfs tegengestelde scenario’s tegelijk te werken. Normen of regels tot het uiterste vasthouden, is niet altijd te prefereren. Met een paradoxale mindset blijf je weliswaar dicht bij je principes, maar blijf je flexibel. Soms moet je aan conflicterende belangen tegemoet komen en tegenstrijdige ontwikkelingen integreren. Dat er onzekerheid is, en dat je op dit moment bepaalde antwoorden gewoon niet hebt, is een gegeven. Verzoen je ermee.

Wij zijn de Baak. Het trainingsinstituut voor persoonlijk leiderschap voor mensen met een hbo-wo werk- en denkniveau. In onze intensieve trainingen dagen we je uit op intellect, intuïtie en interactie.

Bekijk ons trainingsaanbod

Wil je niets missen?
Meld je dan aan voor onze nieuwsbrieven en ontvang tips, inzichten en inspirerende artikelen van de Baak.

Ja, ik meld mij aan
Scroll up