Je hebt voelt je als manager verantwoordelijk voor de organisatie en de resultaten van je team. Je bent immers diegene die het voortouw moet nemen, de beslissingen moet maken en de oplossingen aandraagt wanneer zich problemen of onverwachte situaties voordoen. Herkenbaar? Dan is het misschien tijd om het oplossingsvermogen binnen jouw team te vergroten. Hoe zorg je ervoor dat de mensen in je team zelf een oplossing vinden voor de problemen waar zij tegenaan lopen?
1. Ga uit van kracht
Wanneer een team vastloopt in de werkzaamheden, doet het vaak een beroep op iemand van buiten oftewel de teamleider of manager. Het automatisme is dat de manager adviezen gaat geven over hoe het team het anders moeten aanpakken. Een manager die ‘even’ komt uitleggen hoe het moet, bewijst zijn team echter geen dienst. Daar leert het team weinig van. De teamleden zullen zelf moeten leren omgaan met waar zij tegenaan lopen. Beter is daarom stil te staan bij wat het team wél in huis heeft. Wanneer je de sterke eigenschappen van de teamleden benadrukt, versterk je het zelfvertrouwen en laat je merken dat het team zijn eigen mandaat heeft, zodat ze er uiteindelijk zelf uitkomen.
2. Zorg voor doelen en kaders
In teams die zelf oplossingsvaardig zijn, loopt de manager niet voorop als gids en aanvoerder. Het team zelf moet leren nadenken over hun doel, de beschikbare middelen en de onderlinge taakverdeling. Als problemen opdoemen in een team blijkt meestal dat de doelen en onderlinge verwachtingen niet helder waren. In een zelfstandig team zijn mensen afhankelijk van elkaar en moeten ze van elkaar weten waar zij aan toe zijn. Pas als het team goed weet waar het naartoe wil, kunnen zij bepalen of de benodigde competenties aanwezig zijn en kun je de taken verdelen. Dat voorkomt latere onduidelijkheden.’
3.Stimuleer oplossingsgerichte communicatie
In het reguliere onderwijs maak je vooral kennis met probleemgerichte communicatie. Dat wil zeggen: als iets gebeurt, ga je samen de oorzaak bespreken. Daadkracht is echter één van de belangrijkste eigenschappen van oplossingsgerichte teams en de daadkracht verdwijnt als je probleemgericht te werk gaat. De perceptie van de oorzaak van het probleem kan immers in het team uiteenlopen. Deze discussies kosten niet alleen veel tijd, maar leveren ook negatieve emoties op. Bij een oplossingsgerichte aanpak worden de oorzaken voor kennis aangenomen en het team focust zich op de oplossing. Wat moet het doel zijn? Hebben we de middelen en bevoegdheden om dat te bereiken? Of je het eens bent met de argumenten waarom je voor een bepaalde oplossing kiest, is zelfs secundair. Zolang je het binnen het team maar eens bent over wat die oplossing moet zijn.
4. Zorg voor openheid
Met de grotere onderlinge afhankelijkheid in een oplossingsgericht team worden hogere eisen aan de openheid gesteld. Men moet van elkaar weten waar ze mee bezig zijn, wat de resultaten van het werk zijn en of er onverhoopt iets mis dreigt te gaan – of is gegaan. De teamleden moeten eerlijk naar elkaar zijn, want het is voor het team cruciaal om te weten waar iedereen staat. Ook is het belangrijk dat iedereen onderling transparant is over de normen en waarden. Dat is de grondslag van het werk. Er kan bijvoorbeeld gewerkt worden aan communicatie- en feedbacktechnieken, waarmee bijvoorbeeld wordt voorkomen dat teamleden uit schaamte of onwennigheid ‘vergeten’ te melden dat hun werkzaamheden in de soep dreigen te lopen.
5. Pas op met de belasting
Meer autonomie aan de medewerkers geven, kan de flexibiliteit en kwaliteit van het werk vergroten. Je ziet echter vaak dat leidinggevenden de teams steeds meer werk geven: het team lijkt het makkelijk op te pakken. Uiteindelijk loopt dat spaak want een team heeft de ruimte nodig om het werk onderling af te stemmen. Men moet gezamenlijk de nieuwe taken onder de knie zien te krijgen. Wanneer er steeds hogere doelen worden gesteld zal dat ten koste van de benodigde reflectie én uiteindelijk van de prestaties.
6. Investeer in het leerproces
Uiteindelijk is de bedoeling dat het team steeds beter zijn eigen boontjes kan doppen en tegenslagen overwinnen. Dat lukt alleen als het de kans krijgt om soms doodlopende wegen in te slaan en fouten te maken – zonder dat de directie meteen klaarstaat om het team te corrigeren. Een goede leider geeft het team die mogelijkheid, omdat het de enige manier is waarop het zich kan ontwikkelen. Het is een investering in de lange termijn en het brengt risico’s met zich mee. Desondanks moet het team zelf leren met zijn missers en tegenstellingen om te gaan. Het moet leren omgaan met tegenslagen. Daar komt een sterker team uit tevoorschijn.